JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Suomen Numismaattisen Yhdistyksen EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPT) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 9.1.2025. Viimeisin muutos 9.1.2025
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Numismaattinen Yhdistys ry (SNY)
Maneesikatu 2b A 201, 00170 HELSINKI
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Toiminnanjohtaja Marko Manninen
jäsensihteeri@snynumis.fi
puh: 050 588 1105
3. Rekisterin nimi
Suomen Numismaattinen Yhdistys ry – jäsenrekisteri
4. Rekisteröidyt
Rekisteröityjä ovat SNY:n vuosijäsenet, vakinaisjäsenet, kunniajäsenet, kannatusjäsenet, nuorisojäsenet, kirjeenvaihtajajäsenet ja tutkijajäsenet.
5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat yhdistyslakiin perustuva velvoite ylläpitää luetteloa jäsenistä ja kirjanpitolain mukainen henkilötietojen käsittely laskutusasioissa sekä oikeutettu etu hoitaa yhteydenpitoa yhdistyksen jäseniin.
Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
• henkilöiden rekisteröinti
• sähköinen viestintä, varsinkin jäsentiedotteiden toimittaminen
• lehden lähettäminen
• mielipide- ja markkinatutkimukset
• muut vastaavat käyttötarkoitukset
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:
• jäsen id-numero
• viitenumero (laskutusta varten)
• etu- ja sukunimi
• postiosoitetiedot
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• syntymäaika tai syntymävuosi (pp.kk.vvvv)
• rekisteriin lisäämispäivä (pp.kk.vvvv)
• jäsentyyppi
• tarvittaessa ryhmät, joihin henkilö kuuluu
• jäsenmaksun maksupäivämäärä ja maksun summa
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään vain rekisteröidyltä itseltään tai muassa www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse ja muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.
8. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Suomen Numismaattisen Yhdistys ry – jäsenrekisterin ja Suomen Numismaattinen Yhdistys ry – huutokaupparekisterin välillä siirretään tietoja tarvittaessa. Lisäksi Suomen Numismaattisen Yhdistys ry – jäsenrekisterin ja Suomen Numismaatikkoliitto ry – jäsenrekisterin välillä tietoja siirretään tarvittaessa Numismaatikko-lehden tilaajien osalta.
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.
9. Tietojen suojaus
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi:
• Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella.
• Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät ja luottamushenkilöt.
• Henkilötietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.
• Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa suojattuna kaikenlaiselta tuhoutumiselta.
• Digitaalisesta aineistosta otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
10. Tietojen käsittelyn kesto
Tietoja käsitellään rekisteröidyn jäsenyyden keston ajan siten, että ne poistetaan jäsenyyden ja päättymisen jälkeen viimeistään kahden vuoden kuluttua.
11. Tietojen käsittelijät
Henkilötietoja saavat käsitellä vain yhdistyksen nimeämät vastuutahot.
Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Netti-Jäseri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Selkotieto Oy) palvelimille.
Saatamme lisäksi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain jollekin muulle kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja määräystemme mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:
• Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
• Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
• Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
• Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
13. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta ja rekisteriä koskevat yhteydenotot ja tietopyynnöt tulee lähettää sähköpostilla tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Yhteystietojen muutoksen voi ilmoittaa myös puhelimella. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa tietopyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).